OFD-Verfügung zur Archivierung von Originalbelegen mit Zollstempeln

Im Einvernehmen mit dem Bundesfinanzministerium und den obersten Finanzbehörden der Länder hat die OFD Koblenz in einer Verfügung vom 7. Mai 2007 (S 7134 A - St 44 2, veröffentlicht in UR 2007, 708) bekanntgegeben, dass die Finanzverwaltung die Vernichtung von digital archivierten Ausfuhrbelegen, die Zollstempel tragen, spätestens seit 1. Mai 2007 als Verstoß gegen § 147 AO ansieht.

Die OFD führt hierzu aus, dass nach § 147 Abs. 2 AO eine Löschung nach elektronischer Archivierung zwar grundsätzlich zulässig sei, dies gelte jedoch nicht, wenn die Originalbelege Zollstempel enthielten. Denn die Echtheit von Stempelabdrücken könnte nur anhand der Originalunterlagen überprüft werden. Dies gelte auch − was neu ist − für Stempelabdrücke, die keine speziellen Pigmentierungen enthielten. Soweit Ausfuhrbelege mit Dienststempelabdrucken ohne Farbpigmentierungen digitalisiert und danach vernichtet wurden, werde dies aber nicht beanstandet, soweit die Digitalisierung und Vernichtung vor dem 1. Mai 2007 erfolgt sind. In allen anderen Fällen ist die Steuerfreiheit von Ausfuhrlieferungen, bei denen die Originalausfuhrbelege vernichtet werden, damit gefährdet.

Wörtlich lautet die OFD-Verfügung wie folgt:

OFD Koblenz, Rundverfügung vom 5. Mai 2007 - S 7134 A - St 44 2

"Es ist gefragt worden, ob aufbewahrte Originalausfuhrbelege nebst Originalrechnungen nach digitaler Archivierung vor Ablauf der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO vernichtet werden können.

Im Einvernehmen zwischen dem BMF und den obersten Finanzbehörden ist hierbei Folgendes zu beachten:

Da Ausfuhrbelege nach § 147 Abs. 2 AO auch auf solchen Datenträgern aufbewahrt werden können, bei denen das Verfahren den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass bei der Lesbarmachung die Wiedergabe mit den empfangenen Ausfuhrbelegen bildlich übereinstimmt, bestehen gegen eine Vernichtung von Originalbelegen nach digitaler Speicherung, soweit dies nach § 147 AO zulässig ist und die Belege nicht nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind, grundsätzlich keine Bedenken. Dies kann allerdings nur insoweit gelten, wenn alle auf dem Originalbeleg enthaltenen Informationen originalgetreubildlich wiedergegeben werden können.

Bei digitalisierten Ausfuhrbelegen mit Zollstempeln ist nicht hinreichend feststellbar, ob der Stempelaufdruck durch einen Originalstempel aufgebracht oder aufgedruckt bzw. aufkopiert wurde. Eine weitergehende kriminaltechnische Untersuchung anhand Reproduktionen zuvor eingescannter Urkunden ist ebenfalls nicht möglich. Darüber hinaus können gerichtsverwertbare Aussagen zur Echtheit von Stempelabdrucken nur anhand der Originalunterlagen gemacht werden. Die Farbwiedergabe muss bei digital gespeicherten Dokumenten vollständig möglich sein, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt. Da die digitalisierten Dokumente die Beweisfunktion nicht erfüllen können, kommt eine Vernichtung der Originalbelege insoweit nicht in Betracht.

Obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder weisen deshalb darauf hin, dass alle Ausfuhrbelege, die mit Dienststempelabdrucken versehen sind, unabhängig davon, ob die Stempelfarben Pigmentierungen enthalten oder nicht, stets im Original aufzubewahren sind.

Soweit bislang Ausfuhrbelege mit Dienststempelabdrucken ohne Farbpigmentierungen digitalisiert und danach vernichtet wurden, wird dies nicht beanstandet, soweit die Digitalisierung und Vernichtung vor dem 1. Mai 2007 erfolgt ist.

Andere Ausfuhrbelege nebst den dazugehörigen anhängenden Rechnungen können nach digitaler, farbgetreuer Speicherung vernichtet werden. Die Frage, in welcher Auflösung und Farbtiefe die Speicherung zu erfolgen hat, hat der Unternehmer mit dem zuständigen Finanzamt zu klären.

Ferner wird darauf hingewiesen, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) bestimmen, dass der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen darf. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index, digitalem Dokument und Datenträger muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.

Aufgehoben wurde OFD Koblenz, Vfg. v. 6.1.2006 - S 7134 A - St 44 2, UR 2006, 366."

Weitere Informationen zu den Aufbewahrungsfristen finden Sie in der IHK-Information "Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen", die über die seitliche Linkliste abrufbar ist.