Seit Juli 2011: Elektronische Rechnungen einfacher geworden

Wer bislang elektronische Rechnungen versenden oder empfangen wollte, sah sich vor erhebliche Hürden gestellt. Lediglich Rechnungen, die mit qualifizierter elektronischer Signatur beziehungsweise im EDI-Verfahren übertragen wurden, wurden vom Finanzamt anerkannt. Ohne diese technischen Anforderungen stand dem Rechnungsempfänger kein Vorsteuerabzug zu.

Für Umsätze, die seit dem 1. Juli 2011 ausgeführt werden, fallen diese strengen Anforderungen. Rechnungen können nunmehr ohne größere Hürde elektronisch versandt werden, zum Beispiel per Mail, gegebenenfalls mit pdf- oder Textdatei, per Serverfax oder auch als Web-Download. Stimmt der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zu, sind spezielle technische Übermittlungsverfahren nicht mehr erforderlich. Allerdings ist zu beachten, dass die „Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet“ sein müssen. Hierunter versteht man die Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers, der Unverändertheit der Rechnungsangaben während der Übermittlung und die Erkennbarkeit laut Bundesfinanzministerium „fürs menschliche Auge“. Ganz wichtig: An die Erfüllung dieser Kriterien werden keine überzogenen Anforderungen gestellt. Digitale Signaturen können so zwar weiterhin, müssen aber definitiv nicht weiter angewendet werden. Das Bundesfinanzministerium hat in einem am 18. April 2011 veröffentlichten Fragen-Antworten-Katalog in Übereinstimmung mit der Gesetzesbegründung ganz klar gemacht, dass gewöhnliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen, die genannten Kriterien erfüllen. Dem genügen selbst festlegbare Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Hierbei muss es sich um keine technischen oder EDV-gestützten Verfahren handeln. Die Verwaltung lässt es in dem genannten Fragen-Antworten-Katalog so für kleine Unternehmen beispielhaft zu, dass verlässliche innerbetriebliche Kontrollverfahren in der einfachsten Form auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und gegebenenfalls dem Lieferschein erfolgen können. Neue Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten werden hierdurch nicht statuiert.

Eine Besonderheit ist für die Aufbewahrung der elektronischen Rechnung allerdings zu beachten. Die elektronischen Rechnungen sind zwingend entsprechend den hierfür geltenden Vorgaben der Finanzverwaltung elektronisch aufzubewahren. Eine Aufbewahrung der Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig. Dies bedeutet unter anderem, dass die Rechnungen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist von in der Regel zehn Jahren auf einem Datenträger aufzubewahren sind, der keine Änderungen mehr zulässt. Hierzu gehören und reichen nach dem Fragen-Antworten-Katalog des Bundesfinanzministeriums insbesondere nur einmal beschreibbare CDs und DVDs.

Weitere Details ergeben sich aus dem über die seitliche Servicespalte abrufbaren "Fragen-Antworten-Katalog" des Bundesfinanzministeriums.